[:pb]Administrar agenda é o grande desafio do século; confira estratégias que podem ajudar

Quem nunca desligou o computador depois de um dia de trabalho – ou até de muitas horas extras – e sentiu que não deu tempo de fazer tudo? Pior, que o tempo não rendeu e que o dia deveria ter mais horas? Pois essa percepção não é exceção. Apesar das inúmeras possibilidades que a tecnologia dispõe para facilitar a rotina de gestores e empreendedores, melhorar a produtividade ainda é um desafio para muita gente. Contudo, em uma realidade onde “tempo é dinheiro”, controlar o fluxo de compromissos pode ser determinante para o crescimento, e consequente sucesso, de um negócio.

Tempo, tempo, tempo.

Tente se lembrar da última vez em que frequentou um ambiente em que não havia pessoas usando o celular. Segundo pesquisa, o aparelho que nos acompanha em todos os momentos do dia, é um dos maiores motivos para o baixo rendimento, afinal, além do calendário de compromissos, ele traz muitas outras distrações que podem minar a organização. Mas calma, se você é do tipo que carrega a “vida” no dispositivo, fazer uma varredura nos aplicativos de tempos em tempos e limitar o número de notificações pode ajudar.

Papel ou digital?

Uma das principais dificuldades de quem sente o tempo “escorrer” pelas mãos, é a ausência de planejamento. Nada de confiar na memória! Agendar os compromissos é a maneira mais eficiente de garantir foco e priorizar as atividades, principalmente para quem tem uma agenda dinâmica. Mas cuidado para não se perder! Muita gente se frustra com a utilização dos planners por não saber utilizá-los corretamente. Evite anotar compromissos sem prazo e hora definidos, por exemplo, já que isso acaba sendo adiado por conta de situações mais urgentes que surgirão durante o dia. O que vai na agenda: compromissos; prazos; aniversários; deslocamentos; eventos; tarefas pontuais.

Seja em papel ou em formato digital, o importante é a efetividade do método. Não adianta se forçar a adotar um dispositivo que não se encaixe no seu estilo de vida ou mecanismo de gestão. Lembre-se: o importante é conseguir se organizar e manter a disciplina. Aliás, nada de deixar a agenda em casa; carregue-a por onde for e lembre-se de ticar, conferir e readequar tarefas sempre que possível. Descubra abaixo qual seu perfil e mergulhe fundo nas anotações:

- Tradicional: gosta da informação no mundo real, anotado em agendas, cadernos ou planners. Aqui, a tecnologia não tem vez e o papel é o melhor aliado da organização;

- Misto: adora uma tecnologia, mas não dispensa o velho e bom papel. Perfil predominante nas empresas;

- High Tech: nem se lembra de um mundo em que havia agendas de papel com o ano estampado na capa. Para ele, só ferramentas digitais.

Inimigos do relógio

Grande parte dos gestores se queixa das interrupções durante o desenvolvimento de tarefas: telefone tocando, e-mail chegando, reunião começando. Não tem jeito, as paradas são certeiras, principalmente quando se está envolvido com a gestão de pessoas ou atendimento externo. Respire! Mais importante do que dar conta de tudo, é a qualidade na realização. Por isso, quando for anotar os compromissos, considere situações aparentemente sem relevância, mas que representam dedicação de bons minutos ou horas, como reuniões internas e redação de e-mails.

Atitudes que prejudicam a produtividade:

- Ambiente desorganizado;

- Atrasos;

- Adiamento de tarefas;

- Reuniões sem pauta definida;

- Uso de redes sociais;

- Respostas imediatas de e-mail;

- Simultaneidade de tarefas;

- Não delegar;

- Nunca dizer “não”;

- Excluir tarefas cotidianas do planejamento.[:]